Como estabelecer uma política de viagens flexível e eficaz

Quando se fala da compra de passagens aéreas – e hoje também da reserva da locação de carros e diária de hotéis –, quanto maior a antecedência, mais barata pode ser a tarifa. Se você administra as viagens de uma empresa, com certeza está atento a essa regra – e deve torná-la um fator considerável da política de viagens da sua instituição. 

No entanto, nem sempre isso será possível. Em alguns casos, pode até representar mais gastos do que o esperado. Por exemplo, quanto maior a antecedência de uma reserva, maior é o período para acontecerem imprevistos que podem fazer a viagem ser cancelada ou adiada. 

E quando falamos em viagens corporativas, taxas de cancelamento ou remarcação constantes podem se tornar um problema, minando a economia feita com outras marcações adiantadas.

Outra situação é ver os negócios serem prejudicados por uma política de antecedência muito rígida, em que a empresa busca economizar por um lado mas perde a chance de poupar por outro. Por exemplo: um executivo consegue uma oportunidade única para realizar um encontro com um fornecedor capaz de aperfeiçoar um produto e reduzir seus custos, mas encontra dificuldades para realizar a viagem em razão das regras da companhia.

Em um mundo empresarial dinâmico e diversificado, é essencial que as políticas de viagens corporativas sejam adaptáveis às diferentes demandas e requisitos de cada departamento de uma instituição. Considerar as características de cada departamento é a chave para fazer economia de verdade e não atravancar os negócios.

A equipe que participa de eventos ou treinamentos, por exemplo, geralmente precisa se programar com antecedência, a fim de garantir reservas e inscrições. Por outro lado, a equipe de manutenção pode ser acionada para resolver problemas urgentes, exigindo uma resposta rápida e viagens de última hora. Compreender essas diferenças é fundamental para uma política de antecedência flexível e eficaz.

A A1 pode ajudar você a aperfeiçoar a política de antecedência da sua empresa. Nossos clientes recebem regularmente análises detalhadas de dados, com informações valiosas sobre o comportamento de viagem de cada departamento. Com base nesses dados, você poderá estabelecer diretrizes realmente capazes de promover economia e alavancar os negócios.