5 dicas para aprimorar a política de viagens de sua empresa e alavancar a produtividade

Ter uma política de viagens a negócios consistente é fundamental para qualquer empresa. Primeiro, porque faz com que os colaboradores se sintam seguros e protegidos, o que é indispensável para saúde e bem-estar. É essa sensação de segurança que os permite sair de casa com o foco total nos objetivos da jornada e alcançando uma melhor produtividade.

Além disso, a política de viagens é a principal responsável por garantir que as despesas de cada deslocamento estejam dentro do orçamento e que os colaboradores cumpram todas as regulamentações necessárias.

Sabendo de tudo isso, a A1 preparou 5 dicas indispensáveis para melhorar a política de viagens e alavancar ainda mais a produtividade da sua empresa.

Permita que os funcionários planejem seus próprios itinerários e façam os ajustes necessários. Isso pode ajudá-los a se sentirem mais no controle de sua agenda e também fazer com que economizem o dinheiro da empresa no momento em que reservam as opções mais em conta.

Para incentivá-los nessa tarefa, comunique claramente a importância do planejamento. Isso pode ser feito estabelecendo prazos para os arranjos de viagem e fornecendo orientações claras sobre o que é esperado em termos de itinerário e orçamento. Melhor ainda se você recompensar quem faz tudo direitinho: ofereça incentivos para quem cumprir os prazos e se manter dentro do orçamento.

Certifique-se de que a política de viagens da sua empresa inclui diretrizes sobre segurança. Orientações simples podem fazer toda a diferença, como estar sempre atento ao seu entorno quando estiver na rua, guardar cópias de documentos importantes em local seguro e ter cuidado ao se conectar a redes wi-fi públicas. Protocolos para entrar em contato com o seguro viagem também precisam ser revisados pelos colaboradores antes da partida.

Quer saber mais sobre segurança em viagens? A gente fez um conteúdo aqui no blog falando só de dicas sobre isso. Confere aqui.

Os colaboradores podem ajudar a empresa a poupar recursos de maneira simples: reservando viagens com antecedência, selecionando as melhores ofertas de hotéis e sendo consciente dos seus gastos durante a viagem. Muitas outras ações são possíveis nesse sentido, como, por exemplo, dividir transporte e acomodação para colegas que viajam juntos. Assim, eles compartilham gastos ao mesmo tempo em que desfrutam da companhia mútua.

Para quem viaja a trabalho, é importante levar consigo alguns dispositivos eletrônicos para se manter conectado e produtivo. Um laptop é fundamental para trabalhar em documentos e apresentações, e um smartphone é essencial para manter contato com colegas e clientes. Além disso, um tablet, fones de ouvido com cancelamento de ruído e pontos de acesso móveis também podem ser úteis em muitas ocasiões. E, por mais óbvio que possa parecer, inclua no seu check-list carregadores para todos os equipamentos – não é raro que eles sejam esquecidos, deixando o colaborador sem bateria em momentos cruciais.

Incentive os funcionários a manter contato com o escritório enquanto estiverem fora e certifique-se de que saibam como entrar em contato com o agente de viagens ou o representante de RH da empresa em caso de emergência. Estabeleça expectativas claras de comunicação, encoraje check-ins regulares e use tecnologia para garantir que os funcionários sintam-se apoiados. E não esqueça: incentivar os funcionários a fornecer feedbacks sobre suas viagens de negócios pode aprimorar ainda mais a política de viagens da empresa no futuro.

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