Adiantamento ou reembolso?




Fazer controle de despesas de viagens envolve uma análise detalhada de todos os gastos em determinada rota ou qualquer deslocamento necessário do colaborador.

Já falamos sobre prestação de contas e das tecnologias que existem para nos auxiliar nessa tarefa tão burocrática. Quer ler de novo? Clique aqui.

Então agora vamos falar dos tipos de pagamentos que podem ser realizados e previamente acordados.

Você sabia que em uma plataforma de controle de custos, pode-se definir uma política e escolher a melhor opção de prestação de contas do viajante?

Sim, vamos esquecer planilhas e conhecer um pouco dessa tecnologia que temos à nosso favor?

Atualmente, no mercado existem sistemas que são exclusivos para controle e prestação de contas e também temos sistemas de viagens (self-booking) que já possuem esse módulo como um serviço opcional.

Em ambos podemos optar para prestação de contas, com dois tipos de modalidades: reembolso ou adiantamento.

Qual a diferença? Vamos lá!

Reembolso


Na realização de reembolso, o colaborador necessita arcar com todas as despesas do seu deslocamento e depois, no prazo estipulado pela sua empresa, fazer a prestação de contas comprovando seus gastos.

Os gastos, por exemplo, podem ser: combustível, restaurantes, pedágios, km rodado, estacionamentos, etc.

Lembrando que todas as notas que servem como comprovantes podem ser digitalizadas e importadas para a plataforma para facilitar o processo e também evitar aquela papelada de notinhas que muitas vezes se apagam com o tempo ou até mesmo pode ser perdida no dia a dia do viajante.

Adiantamento


É outro método, mas também pode se complementar ao reembolso. Nesse caso, a empresa faz uma estimativa do gasto da viagem ou deslocamento e faz um adiantamento do valor ao colaborador.

Assim como no reembolso, na data estipulada, o colaborador faz sua prestação de contas, comprovando suas despesas e então ele pode solicitar reembolso, caso tenha gastado mais. Ou poderá devolver o valor que não foi utilizado ou, ainda, a empresa pode permitir que o colaborador guarde o valor restante como saldo, para uma próxima viagem.

Então, o que você achou?

Qual metodologia a sua empresa adota?Crie uma política clara e acompanhe, veja se está sendo cumprida, tenha uma visão detalhada dos gastos e gere economia.

Quer ajuda?
Estamos aqui para isso.

Aguardo seu contato.

Janine Lisbôa




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