Dicas para criar uma Política de Viagens

Ter uma política de viagens objetiva e simples é determinante para baixar os custos de sua empresa com viagens corporativas. A mágica é resultado da simplificação dos processos administrativos e operacionais e da melhora na qualidade das viagens, além do controle por meio de indicadores de desempenho. Confira algumas dicas para elaborar a própria política de viagens da sua empresa.

Conheça as necessidades de sua empresa

A política de viagens deve ser, antes de mais nada, ajustada a realidade de cada empresa e departamento. Para definir o prazo de antecedência da solicitação e o budget de diária de hotéis, é preciso conhecer o perfil de viagem de cada departamento. A políitca de viagem só é eficaz se respeitar as necessidades da empresa e dos viajantes.

Ex: Se a empresa faz consertos de máquinas, o departamento técnico provavelmente define as suas viagens com pouca antecedência, já que precisa estar no cliente com urgência. Já o departamento comercial pode programar sua agenda de visitas a clientes com mais tempo.

Seja objetivo

Um documento complexo com regras ambíguas confunde os funcionários e aumenta muito o tempo gasto com a gestão de viagens corporativas. Imagine, por exemplo, a seguinte norma:

O funcionário poderá optar por um hotel a, no máximo, 5 km do local do evento, com tarifa máxima de R$ 250 a diária ou com 10 km de distância, mas que a soma do valor da diária e do traslado não ultrapasse R$ 250,00.

Neste caso, o solicitante precisará parar, pesquisar preços, fazer contas e, provavelmente, consultar o gestor de viagens para tirar dúvidas.

A sugestão seria: quando houver a necessidade de participar de eventos, o funcionário terá como limite de gastos o valor de R$ 250,00, incluindo a diária e um possível traslado entre o hotel e o centro de convenções.

Encontre um consenso e imponha regras

Use um Self Booking (sistema de reservas) para que os viajantes possam especificar todos os detalhes da viagem. Esses dados serão utilizados para que o processo seja aprovado por um gestor. Para não haver dúvidas no futuro, converse com o gestor de cada Centro de Custo e com os líderes da empresa para definir em conjunto o que pode e o que não pode ser feito no decorrer de viagens corporativas. Alguns exemplos de informações necessárias:

• O quê: 12ª Conferência de Gestores de Viagens Corporativas;
• Onde: Riocentro, Barra da Tijuca, Rio de Janeiro (RJ);
• Quando: Entre 15 e 17 de janeiro de 2015 (sexta a domingo);
• Quem: Jorge Mário Ribeiro (gerente do Departamento de Viagens Corporativas);
• Por que: Representando a empresa com o objetivo de negociar com fornecedores;
• Estimativa de custo total: R$ 10.000,00 (passagem, hotel, traslado, taxi, restaurante);
• Responsável pela aprovação: Junior Oliveira, coordenador do Centro de Custo.

O Self Booking automatiza a política de viagem e o fluxo de aprovação. O ideal é parametrizar o sistema com a política de viagem da empresa para que o solicitante saiba se a sua viagem está de acordo no momento da reserva. Se a opção escolhida estiver violando a política de viagens, o funcionário deverá justificar a sua escolha.

Seja claro

A definição de despesas a priori pode ajudar e muito a evitar conflitos no futuro. Por isso, seja minucioso ao detalhar quanto e quando o funcionário pode gastar em nome da empresa. Neste momento, pense em todas as possibilidades de gastos em uma viagem, faça uma lista, consulte os líderes e o centro de custo e simplifique. E mais, lembre-se de que todos os gastos devem ser comprovados no final da viagem.

• Taxi: o valor diário máximo de gastos com deslocamento é de R$ 100,00;
• Gorjetas: o valor diário máximo para gorjetas é de R$ 30,00;
• Restaurantes: o valor diário máximo para refeições é de R$ 150,00.