Controle da Política de Viagens: como garantir que está sendo cumprida?

Recebo frequentemente e-mails de diretores e gestores me perguntando o que fazer para controlar e engajar os funcionários em uma política de viagens. Por isso, compartilho um post com vocês sobre o tema. Espero que as informações sejam úteis e possam ajudar, em caso de dúvidas.

O controle da Política de Viagens pode ser feito de duas maneiras: a partir de um sistema (Self Booking) ou manualmente. Em ambos os casos, geralmente é realizado por agências de turismo contratadas.

Pelo sistema

Capaz de serem totalmente personalizados, os sistemas utilizam as regras da Política de Viagens para definir o que pode ou não ser feito. O controle, com este tipo de ferramenta é feito de forma automática e bastante simples: não está na política, não é possível (ou precisa ter uma justificativa). Em casos de urgência que ultrapassem os limites estabelecidos, há caminhos feitos sob medida que envolvem mais pessoas na fase de aprovação.

Os relatórios de atividades, que podem ser gerados em qualquer período, trazem mais detalhes sobre o engajamento dos funcionários na Política de Viagem. Com este documento, o sistema alerta o que pode melhorar e que tipo de ações já está dentro do esperado.

Manual

Neste caso, é melhor passar a tarefa para uma agência. Se não for possível, tenha paciência e faça um controle em uma ferramenta que domine, por exemplo, o Excel. O primeiro passo é engajar os gestores a respeitar a Política de Viagens. Mostre a eles que seguir as normas diminui os custos, o quê, por sua vez, melhora as condições financeiras da empresa.

Em seguida, controle todos os gastos relacionados a viagens. Para chegar ao melhor modelo, defina um fluxo de aprovação centralizado e constante. Isso diminuirá a chance de ruídos. No final, gere relatórios e identifique, no mínimo mensalmente, o que deve ser melhorado. Importante: como em todas as atividades que movimentam dinheiro, se cerque de profissionais nos quais você pode confiar.