Como fazer a política de viagens de sua empresa?

Bem-vindo a bordo!

Vamos abordar aqui os principais aspectos de uma boa política de viagens, documento fundamental para o programa de viagens e deslocamentos de sua empresa. Passaremos pelos seguintes tópicos: passagens aéreas, hospedagem, reembolso, fluxo de aprovação, pagamentos, segurança do viajante e muito mais.

O que é Política de Viagens?

A Política de Viagens é um conjunto de regras que normatizam o processo de deslocamentos, despesas e viagens a negócio.

É onde a empresa vai deixar claro o porquê das viagens, como elas devem ser feitas e qual resultado devem trazer, de forma objetiva e clara.

💡 Foco em regras mensuráveis, mesmo em operações pequenas. Se você implanta uma política de viagens com medições e regras claras, você não terá problema de adaptação quando o volume for maior.

A Política de Viagens será um retrato da cultura de sua empresa quando o assunto for viagens a negócio.

💡 Não faça um documento super formal se a sua empresa é informal e vice-versa. Tenha em mente que a política deve conversar com a equipe e não ser um documento alheio ao dia a dia.

Mãos à obra.

Quem devo convidar para elaborar ou revisar a política de viagens?

Imagine todo o caminho que um processo de deslocamentos e despesas de viagens faz dentro de sua empresa. O viajante solicita, o gestor aprova a viagem, a agência efetua a emissão e envia a fatura para o financeiro que provisiona o custo?

Aí já está uma dica: convide principais nomes envolvidos em cada etapa para ajudar na elaboração.

Como deve ser feito: cada empresa, uma realidade

💡 O momento de elaborar ou revisar a Política de Viagens pode ser a hora ideal para repensar os processos e melhorá-los. Escute as áreas envolvidas, principais viajantes e sua agência de viagens. A participação de pessoas de fora da empresa pode ser útil. Quais as boas práticas e desafios de outras empresas? Sua agência de viagens ou associações de gestão de viagens podem ser muito úteis, pois reúnem em um único lugar o conhecimento de todo o mercado.

É importante você entender muito bem o que sua empresa busca como resultado na gestão de despesas de viagens.

Há pontos em comum na maioria das empresas: Redução e controle de custos, bem estar e segurança do viajante, retorno do investimento, etc.

O desafio de uma política de viagens eficaz é equilibrar as necessidades dos viajantes com o objetivo, a realidade e a cultura de sua empresa. Esteja alinhado com o modelo de negócio de sua empresa.

Se sua empresa, por exemplo, trabalha com vendas, em muitos casos, reuniões distantes são agendadas com menos de 48h de antecedência. Neste cenário, fica evidente que estipular 72h de antecedência para compra de passagens aéreas não trará nenhum resultado, exceto estresse e conflitos.

💡 Você pode ter regras diferentes para cada setor de sua empresa. Equipe de treinamento pode organizar sua agenda de viagens com maior antecedência do que a equipe de manutenção, por exemplo.

Some todos os pontos importantes e a partir deste diagnóstico, as regras refletirão as possibilidades reais e, consequentemente, serão colocadas em prática de forma mais eficiente.

Checklist: o que deve ser levado em conta

No momento de colocar no papel as regras de sua Política de Viagens, faça uma lista com todos os custos de sua empresa no deslocamento do colaborador.

Pense também em todas as dúvidas que os viajantes podem ter no momento de organizar sua viagem em cada etapa .

💡 Uma boa política guia o viajante pelo processo, sem engessá-lo

Passagens aéreas

Onde o viajante deve solicitar e aprovar sua viagem?

Self-booking, email, telefone? Deixe claro os meios preferenciais de solicitação e como chegar a eles.

Posso solicitar uma viagem a qualquer momento?

Se sua empresa adotar uma regra de antecedência de compra, aqui ela deve ficar clara. Sugerimos antecedências diferentes para viagens nacionais e internacionais.

Nesse ponto, você também deve deixar claro o que o viajante deve fazer caso a sua solicitação de viagem não cumpra a antecedência exigida na política.

Na maioria das vezes, é necessária uma justificativa por parte do viajante ou até mesmo um fluxo de aprovação diferenciado.

💡 Você pode incentivar o viajante a buscar a melhor condição facilitando a aprovação da viagem. Por exemplo, se ele escolher a menor tarifa do dia, não precisa pedir aprovação para viagem.

Como eu defino a melhor antecedência para a compra de uma passagem?

Avalie o custo médio das passagens de acordo com antecedência em cada uma das rotas mais utilizadas na sua empresa, mas não deixe de olhar o motivo das viagens.

Em muitos casos, comprar a passagem mais barata e alterar ela com frequência gera um custo muito maior.

💡 A sua agência de viagens pode ajudar na definição da antecedência ideal, pois tem um volume de dados consistentes, inclusive de qual o dia da semana tem a melhor tarifa média para compra.

Quando o viajante pode alterar a passagem?

Em alguns casos, não há como inibir a alteração, mas coloque regras onde você pode atuar. Por exemplo: antecipar a volta de uma viagem no mesmo dia, somente se não houver custo.

💡 Já vimos o custo de multas por remarcação chegar a 30% do orçamento de viagens de algumas empresas. Fique de olho nesse custo!

Devo separar as regras de acordo com cargos?

Depende da cultura de sua empresa, do objetivo atual da gestão de viagens e até a cultura do país de origem da empresa pode influenciar.

No Brasil ainda é muito comum encontrar regras hierárquicas, mas isso tem mudado nos últimos anos.

Um exemplo frequente era a possibilidade de voar em classe executiva, permitida somente para executivos da diretoria ou presidência. Essa regra aos poucos tem sido alterada em função do tipo de rota, onde qualquer funcionário viajando acima de X horas pode reservar em classe executiva.

E os custos adicionais de uma passagem aérea, como assento conforto e bagagem?

Aqui novamente você pode definir regras hierárquicas ou por viagem.

Diretoria pode comprar assento conforto e ter wifi a bordo ou todos funcionários em viagem acima de X horas podem ter acesso a esses serviços?

A compra de bagagem despachada pode ser definida por tipo de viagem, necessidade do viajante ou mesmo tempo de permanência no destino.

O importante é que todos os custos estejam previstos na sua política de viagens para ninguém ser pego de surpresa!

Hospedagem

Hotelaria talvez seja um dos grandes desafios na formatação de uma política de viagens, pois há pouca uniformidade nos processos, regras e padrões.

Mesmo dentro de uma rede hoteleira você pode ter padrões operacionais e negociações diferentes.

Sobre a localização da hospedagem:

Se sua empresa tem uma concentração grande de viagens para uma mesma cidade, mapeie a região onde se concentram os negócios.

Esse é o ponto inicial para negociações e definições de regras.

💡 Dê liberdade para o viajante escolher a localização em cidades com pouco volume de viagens. Ele vai buscar algo próximo, economizando em deslocamento e tempo. Caso queira, você pode definir um valor máximo de diária por cidade. Assim, facilita o processo de escolha do viajante e do aprovador.

Qual tipo de hospedagem é permitido?

Hotéis, flats, locação por aplicativo?

Hotéis são mais fáceis para definir padrões e qualidade de serviço, além de oferecer mais facilidades e segurança para o viajante.

Já locações de curto período por aplicativos, trazem alguns desafios maiores na gestão. Tarifas dinâmicas, atendimento 24 horas, serviços, segurança e consolidação de dados são alguns.

💡 Viajantes frequentes normalmente tem um conhecimento enorme sobre os hotéis, destinos e facilidades onde costumam se hospedar. Use esse conhecimento. Você também pode contar com ajuda do banco de dados da agência de viagens para valor de diária média por cidade e até mesmo bairro.

Reembolsável ou Não-Reembolsável?

É cada vez mais comum que tarifas promocionais tenham restrição de cancelamento. O preço é convidativo, mas as condições podem se tornar um problema.

Você deve compartilhar com o viajante a responsabilidade de escolha da tarifa, para não transformar uma boa economia em desperdício.

Pagamento faturado, cartão de crédito ou direto no hotel?

Assim como nas tarifas não reembolsáveis, os hotéis podem variar seus preços em função da forma de pagamento.

É muito comum encontrarmos na internet, ofertas com boas tarifas em hotéis internacionais, porém permitindo somente pagamento com o cartão de crédito do hóspede no check in. Primeiro, faça a conta somando IOF e variação cambial para entender se realmente é o melhor custo benefício.

Além disso, caso o seu viajante não tenha cartão corporativo, entenda qual é a regra da sua empresa com relação ao uso do cartão de crédito particular e reembolso ao colaborador.

Quais consumos adicionais serão permitidos?

Levante dados sobre tempo de permanência e localização dos hotéis.

Se o viajante ficar por muitos dias, ele pode precisar de serviço de lavanderia ou se o hotel fica em um local afastado, refeições podem ser incluídas.

💡 Quando pensar nos custos extras, entenda a política de adiantamento de valores e/ou reembolso de despesas.

Transporte

Está cada vez mais fácil controlar os deslocamentos da equipe de viajantes, mas ainda não é uma tarefa simples.

Como controlar o uso de aplicativo de transporte?

Os principais aplicativos têm uma conta corporativa e a solicitação de viagens por essas plataformas vai ajudar na segurança e na consolidação de dados e pagamento.

Que tipo de carro posso alugar?

Focar na segurança do viajante é a melhor escolha quando falamos de locação. Airbag e direção hidráulica fazem grande diferença na estrada e quase não impactam no custo.

💡 Dê preferência para locadoras renomadas, que normalmente trocam de carro com maior frequência e não oferecem carros antigos para locação.

Fluxo de Aprovação

Tão importante quanto definir todas essas regras é saber quem e como irá aprovar ou reprovar as viagens. É nesse ponto que você pode construir uma política de viagens fluida ou burocrática.

O fluxo de aprovação muito complexo ou longo pode travar o processo de solicitação das viagens, resultando em perda de reservas e tarifas por falta de retorno.

Quem deve aprovar?

Cuide para não afunilar todas decisões em poucas pessoas, experimente dividir a responsabilidade da política com o viajante.

Há sistemas de gestão de viagens que permitem que o viajante aprove sua própria viagem se ele cumprir todas regras da política. Isso não sobrecarrega os líderes e incentiva a adoção das regras. Em contrapartida, os aprovadores devem ter o compromisso de avaliar se a viagem solicitada é realmente o melhor custo x benefício para a empresa.

Os sistemas de gestão de viagens ajudam bastante nesse processo, pois sinalizam ao aprovador se a solicitação está dentro ou fora da política, além de mostrar quais as opções poderiam ter sido reservadas.

💡 Use um sistema de gestão de viagens para automatizar o fluxo. Fuja dos papéis e e-mails de aprovação!

Segurança do Viajante

A segurança e saúde do viajante é responsabilidade da empresa, portanto dedique um bom tempo pensando em ações de prevenção e de suporte em caso de necessidade.

💡 Desenhe o fluxo emergencial que o seu viajante deve percorrer caso tenha algum contratempo em sua viagem. Para quem ele deve ligar caso precise de ajuda? Por exemplo: se precisar de assistência médica, pode ligar direto para o seguro saúde? Em caso de alteração no seu roteiro de viagem, pode falar direto com a agência ou deve passar pelo seu aprovador? E se a bagagem for extraviada?

Tenha seguro saúde mesmo em viagens nacionais. O custo é baixo, alguns reais por dia, mas ajuda em uma situação de urgência.
Saiba onde seus viajantes estão e deixe essa informação disponível aos responsáveis na empresa.
Tenha fornecedores confiáveis. Cias aéreas sólidas, hotéis com protocolos de segurança e higiene, locadoras com carros novos e modernos e uma agência de viagem com profissionais a postos 24 horas ajudam a evitar futuras dores de cabeça.

💡 Incentive o viajante a checar a documentação e vacinas obrigatórias. A IATA oferece gratuitamente essas informações em seu site.

Engajamento: o ponto chave para o sucesso

A simples existência de uma Política de Viagens não trará resultados para a sua empresa. É preciso ir além e fazer com que todos os funcionários conheçam, respeitem e contribuam para que as regras estabelecidas sejam cumpridas.

Algumas táticas podem ser utilizadas para que o engajamento seja pleno:

Comunicação. Compartilhe com os colaboradores os resultados financeiros da área de viagens corporativas e deixe claro que algumas melhoras na empresa são consequência desta economia.

Compartilhe os números. Quanto mais informações os viajantes tem, maiores as chances deles se engajarem no processo. Se o seu relatório BI mostra os dias da semana que são mais baratos, divulgue essa informação. Se você sabe quanto a sua empresa gastou com multa por remarcação, compartilhe também esses dados.

Regra é regra. Seja rígido com aqueles que insistem em ter as próprias regras. Em geral, os custos acima do estipulado são de responsabilidade do viajante. Com firmeza, esses tipos de desvios só acontecerão uma vez.

Revisão. A Política de Viagens não pode ser um documento rígido e atemporal. Ele deve refletir a realidade e ajudar os viajantes de sua empresa, não os estressar.

Envolvimento. No momento de comunicar a política de viagens, não esqueça de enviá-la para a agência de viagens e fornecedores. Lembre-se também de estipular responsáveis por colocá-la em prática e os prazos.

Resultado: como medir o sucesso de sua política?

Primeiro vamos reforçar a importância de ter regras mensuráveis na sua política.

Tenha acessos aos dados de viagens e seus custos e transforme eles em gráficos e tabelas visuais, assim você terá uma visão mais ampla do que dados analíticos em uma planilha.

Além das medições básicas como antecedência da viagem, ticket e diária médios, há uma gama de soluções modernas no mercado. Previsão de gastos futuros através de Inteligência Artificial, comparativos de mercado, retorno do investimento, são algumas medições inovadoras já disponíveis.

E por fim tome cuidado para não focar somente nos casos negativos. Analise e divulgue também os casos de sucesso. Quais são os setores e viajantes que mais cumprem a política e como eles fazem isso. Entenda por que alguns conseguem alcançar o resultado e replique aos demais.

Pode ser mais muito mais fácil replicar o sucesso dentro de sua empresa.

Obrigado!

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