ESTUDO DE CASO
O poder da automação
Como uma das maiores empresas do país reduziu suas despesas de viagens com um projeto de automação.
O desafio
Após anos sem mudar os processos de contratação de viagens corporativas, uma das maiores empresas do setor metal mecânico do Brasil buscou na A1 soluções para modernizar, normatizar e trazer economia global nos custos de viagens.
O desafio era prover uma mudança completa na gestão de viagens, mantendo um alto nível de satisfação dos usuários e viajantes. Trazer soluções modernas sem perder o foco no usuário final.
“Modernizar, normatizar e trazer economia global nos custos de viagens.”
A solução
Logo após o acordo, a A1 dedicou uma equipe para avaliar o antigo processo de solicitação de viagens e definiu os pontos cruciais para a mudança.
Trazer a experiência do usuário para dentro do sistema
Sabíamos que um dos pontos críticos na mudança seria a experiência do usuário, por isso trouxemos para dentro do sistema toda informação relevante ao viajante.
Automatizar a política de viagens
Sugerimos ajustes à política de viagens para acompanhar a modernização do processo e tornamos o mesmo automático, eliminando ao máximo a perda de produtividade por parte do cliente.
Treinar dos usuários
Vídeos explicativos, tutoriais web, manuais de pronta referência e instrutores online estavam à disposição de todos usuários, muitos deles localizados fora do país. Uma parte da equipe ficou alocada no cliente auxiliando em toda nova requisição de viagem. Tecnologia e métodos tradicionais combinados.
Fortalecer o relacionamento com fornecedores preferenciais
Após algumas rodadas de negociação, definimos em conjunto com o cliente os principais fornecedores. O usuário foi incentivado a utilizar esses fornecedores, melhorando continuamente as condições nas rodadas seguintes.
Entrega do produto
Automatizamos a entrega das confirmações de viagens para um tempo máximo de 20 segundos após a aprovação. Isso trouxe ainda mais segurança e satisfação ao usuário.
O resultado
Seis meses após a largada oficial do projeto conseguimos reduzir o custo médio de uma viagem em 14%.
Todos os processos de viagem agora são auditáveis e armazenam estatísticas vitais para a gestão de viagens.
Houve uma economia de 1% do valor total de viagens ao recuperarmos créditos de passagens aéreas não utilizadas.
A automação do processo de aprovação poupou tempo de líderes e gestores.
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