Um exemplo é a melhor resposta

No final da semana passada, um gestor e potencial cliente me perguntou o que poderíamos fazer para identificar os custos com viagens em sua empresa. Além disso, me pediu um exemplo.

No lugar de responder apenas a ele, compartilho com você um trabalho que fizemos, no qual não apenas conseguimos saber com exatidão aquele custo, como também fomos capazes de diminuí-lo consideravelmente.

Ainda na fase de fechamento de contrato com o cliente X (assim vou chamar o nosso exemplo), soubemos que a área de viagens corporativa não tinha nenhum tipo de controle. As compras eram feitas diretamente pelos viajantes e os custos, impossíveis de serem reunidos e organizados.

E ele queria saber o quanto gastava com viagens. O primeiro passo para sair deste beco quase sem saída foi conversar com todos os gestores para conhecer as reais demandas da empresa na área de viagens corporativas.

Com estes dados, elaboramos e implementamos uma Política de Viagens, documento que a empresa X ainda não tinha. Sem a Política, não havia parâmetros. Sem parâmetros, nenhum controle.

Ao mesmo tempo, colocamos um sistema de gestão. Juntos – o sistema e a Política – nos dariam controle e informações suficientes para identificar o custo e iniciar ações para economizar recursos.

Em pouco menos de três meses, conseguimos detectar as distorções de forma cirúrgica. Não somente chegamos ao centro de custo que mais desrespeitava a Política de Viagens, como fomos capazes de apontar o funcionário que mais causava prejuízos para a empresa X.

Ele, sozinho, tinha 90% de compras de passagens aéreas fora do período ideal de antecedência.

Com o mapa nas mãos, fizemos com o apoio do RH da empresa um treinamento no sistema de gestão, e comunicamos intensivamente a Política de Viagens.

Nos referindo apenas aos processos realizados fora do período de antecedência, baixamos de 77% para 33% as não conformidades. Esses 33% que sobraram eram do setor comercial que precisava fazer viagens com urgência.

Enfim, com conhecimento técnico, experiência, as melhores ferramentas e planejamento, conseguimos ira além do objetivo inicial, proposto pela empresa X. No final das contas, a conclusão é simples: sempre é possível economizar.

E você, tem alguma experiência semelhante na área de viagens corporativas? Vamos conversar, quem sabe não podemos nos ajudar?