Quanto custam as despesas de sua empresa?

No mundo corporativo, nem sempre 1 + 1 = 2!

Parece um afronte à matemática, mas na verdade o cálculo das despesas em sua empresa não é simples.

Vamos imaginar que um membro de sua equipe faça uma visita a um cliente em uma cidade a poucos quilômetros de distância. Ao prestar contas, há 5 notas fiscais no relatório impresso para avaliação:

R$ 5 de pedágio. Pago em dinheiro.
R$ 20 para estacionamento. Pago em dinheiro.
R$ 200 almoço com cliente. Pago com cartão corporativo.
R$ 100 de abastecimento do carro da frota. Pago no cartão corporativo.
R$ 5 do pedágio de volta em dinheiro.

A visita ao cliente custou R$ 330 em despesas, correto?

Vamos ver os custos que podem estar escondidos se a sua empresa não adota soluções para o controle e automação desses custos.

O custo total de salários e benefícios desse funcionário é de R$ 10.000,00 mensais, equivalente a R$ 1,00 por minuto de trabalho. Se ele precisa de 30 minutos para juntar as notas, preencher a papelada, digitalizar ou encaminhar para aprovação, o custo dessa visita já aumentou 10%.

Agora compute o tempo da equipe de tesouraria, financeiro, auditoria e do superior que irá aprovar as despesas.

Já dá pra ter uma idéia que esse custo não vai ficar baixo, correto?

Há um estudo da PayStream Advisors (2017) que indica que o custo médio de reportar uma despesa manualmente é de US$ 26.63, ou aproximadamente R$ 140,00.

Outro problema comum dos processos manuais são os erros e fraudes.

Segundo a Global Travel Association (GBTA, 2015), 19% das despesas são reportadas com erro e os mais comuns são a perda de documentos e informações digitadas incorretamente.

Já fraudes, têm uma redução de mais de 50% só com a adoção de checagens.

Com soluções de inteligência artificial para detecção de fraude esse número cai para praticamente zero.

Soluções de gestão de despesas ajudam a deixar o custo o mais próximo do real.

1 + 1 deve ser 2 e não 3, 4, 5 ou vai saber quanto.

Quer saber como reduzir esse custo?

Janine Lisbôa