Quando é o melhor momento para gerenciar as despesas de viagens da sua empresa?




Me fizeram esta pergunta em um webinar que participei juntamente com o nosso parceiro de solução de gerenciamento de despesas online.

E sabe qual foi a minha resposta?

Ontem!

Sabe por quê?

As empresas têm todos os seus custos fixos e variados em planilhas e gerenciados, porém muitas não visualizam o custo de despesas de viagens como algo relevante.

Ainda existem muitas planilhas de Excel e notas de despesas nos e-mails e nas gavetas dos colaboradores.

E também muitas políticas de viagens não sendo atendidas, além de gastos desnecessários sem a devida atenção.

Porém, as despesas extras de viagens têm um valor significativo no total da viagem.

Quer ver um exemplo?


O colaborador tem que ir pra três reuniões em São Paulo, saindo de Porto Alegre.

Terá despesas de voo + hotel + Uber + alimentação.

Vamos fazer os cálculos:


AÉREO: R$ 887,00.

HOTEL: R$ 250,00.

Este é o valor que as empresas consideram quando precisam viabilizar o deslocamento de um colaborador para visitar algum cliente ou fornecedor, ou até quando há reuniões de novos negócios.

Aqui o custo saiu por volta de R$ 1.137,00.

Agora vamos às despesas extras:


Uber | Casa - Aeroporto POA - Casa: R$ 25,00.

Uber | Aeroporto - Reunião: R$ 15,00.

Uber | Segunda reunião: R$ 10,00.

Alimentação | Almoço: R$ 40,00.

Uber | Para o hotel: R$ 10,00.

Uber | Hotel - Restaurante: R$ 8,00.

Alimentação | Jantar com cliente: R$ 100,00.

Uber | Restaurante - Hotel: R$ 8,00.

Uber | Hotel - Reunião: R$ 11,00.

Alimentação | Almoço: R$ 40,00.

Uber | Reunião - Aeroporto: 30,00.

Alimentação | Jantar: 40,00.

Total: R$ 337,00.

Neste caso, o custo com Uber e alimentação equivaleu a 30% da viagem, isso que nosso colaborador ficou pouco tempo e não teve muitas despesas.

Agora imagine que esse mesmo colaborador tenha que ficar mais que três dias, com mais descolamentos para reuniões, despesa com lavanderia e até uma bagagem extra.

Esse custo deve aumentar.

Faz sentido para você, que por se tratar de um custo relevante, ele deve ser gerenciado e tratado diariamente junto ao gestor e financeiro da empresa? Que a política de viagens só será atendida se tiver um acompanhamento imediato e online?

Faz né?

Você quer saber como estou auxiliando as empresas a visualizar estas despesas, dar a devida atenção e trazendo soluções para controle e redução de custos?

Se sim, me escreva e conversamos!

Abraços,

Dedra Freitas




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