O que considerar na hora de organizar Eventos Corporativos

Pouca gente sabe, além da experiência em viagens corporativas e a lazer, nós também temos forte atuação na área de eventos corporativos, um dos setores mais desafiadores do mercado.

Além de equilibrar expectativas e realidades dos muitos lados envolvidos (cada um dos convidados, dezenas de fornecedores, e clientes exigentes), é preciso sempre contar com a presença certa do acaso.

Atacando de todos os lados com pequenos obstáculos, a guerrilha do inesperado só pode ser vencida com muito planejamento, energia e uma equipe coordenada e equilibrada. Os desafios virão, por isso, precisamos estar preparados.

Conheça, abaixo, um breve checklist para organizar um evento corporativo.

1. Equipe

A organização de eventos corporativos demanda muito de uma equipe. A pressão, que aumenta consideravelmente a cada dia, precisa ser acompanhada pela energia e capacidade de priorizar e encontrar soluções dos profissionais envolvidos. Por isso, escolha com muita calma os integrantes do seu time ou comissão antes de se aventurar nesta corredeira.

2. Planejamento

Considere o pior cenário e construa seu planejamento sobre ele. Com isso, o cronograma deverá ser iniciado bem antes do que normalmente você faria e as cadeias de ações deverão contemplar planos sobressalentes. Não acredite que tudo dará certo nem por um segundo.

3. Custos

Levante todos os custos possíveis do seu evento, considerando, inclusive, um plano B para cada um deles. Em relação aos fornecedores, escolha, se possível, o melhor, aquele mais forte no mercado, em detrimento ao mais em conta. Em geral, o acaso presente nos eventos faz com que o barato saia muito caro.

4. Checklist

Mantenha sob seus olhos um checklist com todas as tarefas que ainda devem receber atenção. Todos os dias, reúna a equipe no mínimo duas vezes (pela manhã e no final do expediente) para atualizar essa lista. Se possível, use algum aplicativo para smartphones, como o Wunderlist, para manter sob controle cerrado as pendências.

5. Tecnologia

A utilização de novas soluções disponíveis no mercado pode fazer a diferença no resultado final do seu evento. Experimente, por exemplo, o Hoponnn. Este aplicativo controla todo o processo de transporte de convidados do seu evento. Sabe aquele palestrante que sumiu? Ele não será mais um problema.

6. Hora H

Mobilize toda a sua equipe no dia do evento. Mesmo que todo o trabalho prévio tenha sido impecável, erros na hora H podem colocar tudo a perder. Não deixe que o acaso vença nesta última etapa.

Se você tiver alguma dúvida sobre a organização de eventos, nos diga! Teremos muito prazer em te responder.