Normas importantes para uma Política de Viagens



Por Lorena Ávila
Categoria: Política de Viagens

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Em meu último texto, detalhei alguns itens de uma Política de Viagens.

Falei concretamente sobre objetivos, públicos e parâmetros gerais (confira aqui). Agora, vamos dar continuidade ao assunto, explorando outros grupos de normas.




Passagens e hospedagens

Um dos pontos de atenção em uma Política de Viagens é o equilíbrio danecessidades dos viajantes com as regras de compra de passagens e hospedagens 

Se esse item estiver bem definido e ajustado, poderá impactar positivamente nos custos de sua empresa e no dia a dia dos viajantes. 
Por outro lado, sesse mesmo item estiver exagerado, pode engessar o fluxo de solicitação, dificultando o processo de reserva dos viajantes e ainda aumentando os custos de viagens. 

Conheça as necessidades específicas de sua empresa e, sobre elas, construa regras curtas e objetivas. Não dê margem para dúvidas ou dupla interpretação. 

Por exemplo: 

a) As regras aqui explicitadas devem ser seguidas por todas as áreas da Empresa X. Exceções deverão ser justificadas e analisadas pelo gestor do seu centro de custo, antes da confirmação dos serviços. 

b) Passagens aéreas nacionais deverão ser reservadas com antecedência mínima de 7 dias e internacionais com 30 dias. 

c) Suas solicitações deverão ser feitas através do sistema X e seguirão o fluxo de aprovação interno antes da emissão.  

d) Para a definição de sua passagem aérea, escolha sempre pela tarifa mais barata atendendo ao horário de seu compromisso. 

e)Para a reserva de hotéis, avalie os estabelecimentos localizados próximos ao seu compromisso, categoria do hotel e o custo da diária. Importante ler as regras de reserva do hotel antes de finalizar a sua solicitação e evitar escolher tarifas que não podem ser canceladas. 

Aprovação

Estipule claramente o passo a passo do fluxo de aprovação para que os envolvidos não percam tempo com dúvidas. 

Por exemplo:

a) Solicitações que se enquadram na Política de Viagem não precisam de aprovação. 

b)As solicitações que não respeitam 1 ou mais regras da Política de Viagem precisarão da aprovação do gestor do centro de custo. 

c) Os aprovadores dos centros de custos deverão analisar o melhor custo x benefício de cada solicitação antes de aprová-las. 

Remarcações e cancelamentos

Deixe claro quando e como devem ser realizados remarcações e cancelamentos. Indique também os responsáveis pela aprovação desses custos. 

Por exemplo: 

Remarcações e cancelamentos devem ser pedidos à agência de viagem, com cópia para o gestor de sua área. Fique atento às seguintes regras: 

a) Passagens aéreas deverão ser remarcadas ou canceladas antes do embarque para evitar o custo de “no show. 

b) Hospedagens só poderão ser remarcadas ou canceladas com no mínimo 72 horas de antes do check-in.

Locação de veículos

Há uma discussão sobre o que é melhor: taxi/Uber ou alugar um veículo. Na verdade, depende de uma série de fatores: a cidade de destino, tempo de permanência, tipo de roteiro e o contexto da viagem. Portanto, neste caso, seja mais flexível. 

Por exemplo: 

a) O aluguel de carros poderá ser feito sempre que a diária for inferior ao valor gasto com taxis.

b)A reserva deverá ser feita na categoria B, que inclui direção hidráulica e ar condicionado. 

c) Gastos extras como estacionamento e pedágio deverão ser pagos pelo colaborador e solicitado reembolso posteriormente, mediante a comprovação. 

d) Eventuais multas serão cobradas diretamente do colaborador, por meio de desconto em folha. 

Assim finalizamos essa pequena série sobre Política de Viagem. Espero que tenha sido útil. Até a próxima!




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