Modelo de Política de Viagens: como fazer
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Neste texto, vou aprofundar um pouco mais o assunto com dicas específicas de como montar um documento deste tipo.
Minha primeira sugestão é dividir a Política de Viagens em capítulos.
Lembro que todas as regras devem ser claras, para que todos os funcionários possam ter plena compreensão do que está escrito; objetivas, para que não haja ambiguidades nas informações e detalhada, o que evita dúvidas e diminui os casos de exceções.
Dito isso, vamos aos itens que compõem uma política de viagens de qualidade:
1. Objetivo
Defina o objetivo desta Política de acordo com as necessidades da sua empresa. Por exemplo:
Este documento tem como objetivo definir parâmetros sobre qualquer viagem a serviço da Empresa X. Nele, estão especificadas normas sobre despesas e possíveis reembolsos.
2. Público
Dependendo do tipo de empresa, algumas áreas não precisam ser incluídas, pois não fazem viagens a serviço. Por isso, defina o público de acordo com a sua realidade.
Esta Política de Viagens deverá ser respeitada, divulgada e consultada por todas as áreas da Empresa X, sem restrições de data ou local.
3. Parâmetros gerais
Neste item, deixe claro quem pode fazer reservas e onde; defina os perfis (usuários, gestor, centro de custo) e a responsabilidade de cada um deles; indique como um novo usuário pode se cadastrar no sistema e o que fazer quando houver mudanças nos perfis individuais.
- a) Os próprios funcionários podem fazer a solicitação de passagens aéreas e hotéis diretamente no sistema Y.
- b) Os perfis são divididos em três categorias:
- a. Usuário: funcionários que podem fazer reservas para si próprios;
- b. Gestor de viagens: aquele que tem acesso irrestrito ao sistema e pode solicitar e aprovar pedidos;
- c. Gestor do Centro de Custos: pode aprovar e reprovar pedidos que não respeitam a Política de Viagens.
- c) Novos usuários ou mudanças de perfis devem ser informados ao colaborador Z, pelo e-mail [email protected] , com cópia para a agência de viagens corporativas, e-mail [email protected].
Normas importantes para uma Política de Viagens
Passagens e hospedagens
Um dos pontos de atenção em uma Política de Viagens é o equilíbrio das necessidades dos viajantes com as regras de compra de passagens e hospedagens.
Se esse item estiver bem definido e ajustado, poderá impactar positivamente nos custos de sua empresa e no dia a dia dos viajantes.
Por outro lado, se esse mesmo item estiver exagerado, poderá engessar o fluxo de solicitação, dificultando o processo de reserva dos viajantes e ainda aumentando os custos de viagens.
Conheça as necessidades específicas de sua empresa e, sobre elas, construa regras curtas e objetivas. Não dê margem para dúvidas ou dupla interpretação.
Por exemplo:
a) As regras aqui explicitadas devem ser seguidas por todas as áreas da Empresa X. Exceções deverão ser justificadas e analisadas pelo gestor do seu centro de custo, antes da confirmação dos serviços.
b) Passagens aéreas nacionais deverão ser reservadas com antecedência mínima de 7 dias e internacionais com 30 dias.
c) Suas solicitações deverão ser feitas através do sistema X e seguirão o fluxo de aprovação interno antes da emissão.
d) Para a definição de sua passagem aérea, escolha sempre pela tarifa mais barata atendendo ao horário de seu compromisso.
e)Para a reserva de hotéis, avalie os estabelecimentos localizados próximos ao seu compromisso, categoria do hotel e o custo da diária. Importante ler as regras de reserva do hotel antes de finalizar a sua solicitação e evitar escolher tarifas que não podem ser canceladas.
Aprovação
Estipule claramente o passo a passo do fluxo de aprovação para que os envolvidos não percam tempo com dúvidas.
Por exemplo:
a) Solicitações que se enquadram na Política de Viagem não precisam de aprovação.
b)As solicitações que não respeitam 1 ou mais regras da Política de Viagem precisarão da aprovação do gestor do centro de custo.
c) Os aprovadores dos centros de custos deverão analisar o melhor custo x benefício de cada solicitação antes de aprová-las.
Remarcações e cancelamentos
Deixe claro quando e como devem ser realizados remarcações e cancelamentos. Indique também os responsáveis pela aprovação desses custos.
Por exemplo:
Remarcações e cancelamentos devem ser pedidos à agência de viagem, com cópia para o gestor de sua área. Fique atento às seguintes regras:
a) Passagens aéreas deverão ser remarcadas ou canceladas antes do embarque para evitar o custo de "no show".
b) Hospedagens só poderão ser remarcadas ou canceladas com no mínimo 72 horas de antes do check-in.
Locação de veículos
Há uma discussão sobre o que é melhor: taxi/Uber ou alugar um veículo. Na verdade, depende de uma série de fatores: a cidade de destino, tempo de permanência, tipo de roteiro e o contexto da viagem. Portanto, neste caso, seja mais flexível.
Por exemplo:
a) O aluguel de carros poderá ser feito sempre que a diária for inferior ao valor gasto com taxis.
b)A reserva deverá ser feita na categoria B, que inclui direção hidráulica e ar condicionado.c) Gastos extras como estacionamento e pedágio deverão ser pagos pelo colaborador e solicitado reembolso posteriormente, mediante a comprovação.
d) Eventuais multas serão cobradas diretamente do colaborador, por meio de desconto em folha.
Por fim, não esqueça.
A política de viagens é um documento fundamental para controlar os custos de viagens corporativas. Formal e informal, ele é simples e objetivo e tem como principal objetivo deixar claro para todos os funcionários as regras que deverão seguir quando forem fazer viagens em nome da empresa. Para engajar os profissionais nesta política, selecionamos três dicas bem simples:
1. Comunicação
Não adianta ter uma política de viagens se ela não é conhecida por todos. Por isso, invista em comunicados internos com mensagens chave sobre o documento, como “Atenção ao gasto máximo com taxis”, “Lembre-se: passagens devem ser compradas com mais de sete dias de antecedência” etc. Para isso, utilize a Intranet, e-mails, sistemas de reservas e cartazes em áreas de circulação.
2. Treinamento
A velocidade da informação muitas vezes nos deixa perdido. Por isso, em casos estratégicos para empresas, é necessário investir na redundância. Neste caso, estamos sugerindo, especificamente, que organize rápidos treinamentos focados na Política de Viagens. É uma boa oportunidade de tirar dúvidas e mostrar aos funcionários que cortar custos é bom para todos.
3. Incentivos
Vale a pena pensar em dar incentivos aos funcionários que melhor cumprirem as regras da Política de Viagem. Por exemplo, se o gerente de tecnologia sempre pede as passagens antes do prazo previsto e entrega, na data estipulada, todos os comprovantes de gasto, ele poderia ser um candidato a ganhar um jantar ou algum outro tipo de brinde. Uma forma simples de engajar as pessoas e fazê-las cumprir as regras da empresa.
