Modelo de Política de Viagens: dicas para estruturar a sua



Por Lorena Ávila
Categoria: Política de Viagens

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Em outras publicações, comentei a importância da Política de Viagens para uma empresa (veja aqui).

Neste texto, vou aprofundar um pouco mais o assunto com dicas específicas de como montar um documento deste tipo.

Minha primeira sugestão é dividir a Política de Viagens em capítulos.

Lembro que todas as regras devem ser claras, para que todos os funcionários possam ter plena compreensão do que está escrito; objetivas, para que não haja ambiguidades nas informações e detalhada, o que evita dúvidas e diminui os casos de exceções.

Dito isso, vamos aos itens que compõem uma política de viagens de qualidade:

1. Objetivo

Defina o objetivo desta Política de acordo com as necessidades da sua empresa. Por exemplo:

Este documento tem como objetivo definir parâmetros sobre qualquer viagem a serviço da Empresa X. Nele, estão especificadas normas sobre despesas e possíveis reembolsos.

Público

Dependendo do tipo de empresa, algumas áreas não precisam ser incluídas, pois não fazem viagens a serviço. Por isso, defina o público de acordo com a sua realidade.

Esta Política de Viagens deverá ser respeitada, divulgada e consultada por todas as áreas da Empresa X, sem restrições de data ou local.

3. Parâmetros gerais

Neste item, deixe claro quem pode fazer reservas e onde; defina os perfis (usuários, gestor, centro de custo) e a responsabilidade de cada um deles; indique como um novo usuário pode se cadastrar no sistema e o que fazer quando houver mudanças nos perfis individuais.

  • a) Os próprios funcionários podem fazer a solicitação de passagens aéreas e hotéis diretamente no sistema Y.
  • b) Os perfis são divididos em três categorias:
    • a. Usuário: funcionários que podem fazer reservas para si próprios;
    • b. Gestor de viagens: aquele que tem acesso irrestrito ao sistema e pode solicitar e aprovar pedidos;
    • c. Gestor do Centro de Custos: pode aprovar e reprovar pedidos que não respeitam a Política de Viagens.
  • c) Novos usuários ou mudanças de perfis devem ser informados ao colaborador Z, pelo e-mail [email protected] , com cópia para a agência de viagens corporativas, e-mail [email protected]

Em meu próximo texto, continuarei a falar sobre Política de Viagens. Nele, vou explorar pontualmente regras sobre aprovação, remarcações e cancelamentos e locação de veículos.




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