Fluxos de aprovação de viagens: qual a melhor opção?
O fluxo de aprovação de uma viagem sempre foi um ponto importante na parametrização de um sistema de selfbooking.
Porém, estamos vendo uma mudança nesse item da política de viagens, que antes era para números, agora o foco é mais estratégico.
Este processo esta se tornando cada vez mais importante, pois diante de uma pandemia, vários fatores passaram a ser analisados antes de aprovar uma viagem.
Do lado direito, aparecem os detalhes da viagem, sendo que informações de fee e orçamento dependem da configuração do ambiente
Anteriormente, presenciávamos muitas aprovações vinculadas a uma pessoa dentro da empresa, um centro de custo ou de acordo com a hierarquia.
Hoje, muitas empresas além de ter esse fluxo mais tradicional, também estão o estruturando de acordo com o objetivo da viagem, e nestes casos optam por um fluxo de aprovação por projeto ou por ROI.
O que muda nestes fluxos é que a aprovação da viagem pode ser feita pelo responsável do fato gerador da viagem, que pode ser o gestor de um novo projeto, o responsável por uma montagem ou até mesmo o responsável pela prospecção de novo mercado.
A vantagem deste modelo é que a análise da despesa passa a ser feita pelo gestor da conta, que pode ou não ser o gestor imediato do viajante.
Em cada serviço, o aprovador pode visualizar as opções ofertadas ao solicitante no momento da escolha. Essa análise é importante para entender se ele está respeitando as regras da empresa e se as justificativas inseridas fazem sentido
Se ele deseja reprovar um serviço, será cobrada a justificativa obrigatória para que se entenda o motivo da recusa
Quando há mais de um serviço na OS, mesmo que o aprovador reprove somente um deles, todo o pedido volta para o status anterior, conforme configurado no ambiente
Depois de definir a estrutura, ainda é preciso definir qual serão o tipos de aprovação, conforme abaixo:
• Auto aprovação = Quando o viajante esta cumprindo a política de viagens que engloba, em muitas empresas, escolha da menor tarifa disponível e antecedência mínima de compra.
Muitas colocam uma tolerância de 20% da tarifa para auto aprovação. Este tipo de processo é aplicado para empresas mais abertas e que têm o viajante totalmente engajado com suas normas e políticas de viagens.
• Aprovação por níveis hierárquicos = quando a escolha do viajante esta dentro da política, ela segue para o gestor. quando estiver fora da polÍtica, a solicitação vai para um segundo nível de aprovação, geralmente este aprovador é alguém superior ao gestor imediato.
• Aprovação de 1 nível = Todas as viagens precisam ser aprovadas pelo gestor.
• Aprovação de 2 níveis = Este processo é adotado pelas empresas com políticas mais restritas, onde o superior imediato deve aprovar a viagem e, posterior a ele, um diretor ou até o presidente da empresa.
• Prestação de contas = Normalmente o fluxo segue o mesmo da viagem, apenas é incluído um fluxo para o financeiro fazer a conferência das despesas.
Lembrando que a política deve ser avaliada e parametrizada conforme o perfil da empresa e que todos os envolvidos consigam aprovação rápida, caso contrário, o processo se torna lento e ineficaz.
Qual o modelo você aplica na sua empresa?
Dedra Freitas
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