Expense Management: a tecnologia a favor do controle de gastos

A pergunta que mais escuto no mercado é: “o que fazer para economizar em viagens corporativas?”. Esta questão objetiva gera uma cadeia complexa de respostas. Todas conectadas de forma sólida e cada uma delas complementando a seguinte. Infelizmente, não há atalho se o objetivo é alcançar os melhores resultados.

Mais: cada empresa vive uma realidade que demanda ações específicas. Respostas padrões podem ajudar, servir de norte, mas sem um estudo profundo de cada caso, talvez não gerem os resultados esperados.

Todas as soluções, no entanto, partem com o objetivo de fazer mais, com mais qualidade e em menos tempo. E o tempo, como se sabe, muitas vezes não se deixa medir; desafiando a uma só vez funcionários, gerentes, empreendedores e consultores.

Aos gestores incomodados com a dificuldade de reduzir o desperdício de tempo, existe uma opção muito próxima ao “se não pode vencê-los, junte-se a eles”. Facilite a vida dos funcionários a ponto de as rotinas corporativas ficarem integradas e óbvias aos seus movimentos mais naturais.

Para exemplificar este tipo de estratégia, vamos tomar como exemplo o que chamamos em viagens corporativas de Expense Management, nada mais do que gestão de despesas. Com o avanço e a modernização contínua dos Self Booking Tool, este tipo de gestão ganhou um forte aliado, a automação.

Partindo do princípio que o Self Booking está configurado a partir das regras da Política de Viagens, a gestão de despesas se torna bem mais simples. No sistema, a empresa primeiro define se fará adiantamentos, mediante estudo prévio de gastos, ou reembolsos.

Se a regra estabelecida for o adiantamento, o viajante fará um pedido dentro do próprio Self Booking que, parametrizado pela Política de Viagens, encaminhará a solicitação para o funcionário ou setor responsável pela aprovação. Se tudo estiver dentro das normas, os recursos serão liberados.

Se a regra for o reembolso, passamos diretamente para o passo seguinte que é: em qualquer um dos casos (reembolso ou adiantamento), o viajante deverá prestar contas.

Até aqui, o procedimento é comum para profissionais que trabalham na área. Antes de explicar o diferencial do Expense Management, é importante destacar: talvez você já tenha visto em sua empresa a confusão gerada no momento da entrega de notas fiscais no fim de uma viagem corporativa. A gestão manual, a perda de notas, a troca de papéis entre os setores.

Com esta solução, todo este processo de gestão pode ser realizado em tempo real, dentro do sistema, com a digitalização das notas de despesas por meio da câmera do celular.

O resultado? Melhor fluxo e menos gasto de tempo. Aquela pilha de notas fiscais, entregues todas de uma só vez no fim da viagem, passam a fazer parte do passado. O responsável pela aprovação das contas não precisa deixar acumular trabalho, o viajante faz da prestação de contas algo natural e integrado ao ato de comprar e a empresa, no final das contas, aumenta o controle, a eficiência dos processos e melhora os resultados.

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