Como fazer o orçamento de viagens da sua empresa para 2024

O valor gasto em 2023 com viagens ficou dentro do orçamento?
Se sim, já começamos com uma ótima notícia. Ainda assim, é importante entender as boas práticas utilizadas no cumprimento do orçamento para que sejam replicadas. No caso de o budget ter sido ultrapassado, sugerimos ir mais a fundo nos números e entender se a quantidade de viagens foi superior, se a alta de preços explica o estouro da verba ou se as características das viagens mudaram.

Como é construído o budget de viagens da sua empresa?
Se o budget de viagens da sua empresa é separado por centro de custos, sugerimos uma conversa com os gestores das áreas para entender como foi o controle orçamentário de viagens e quais são os planos para o próximo ano. Senão, vale a pena conversar com os principais viajantes ou gestores das áreas que mais viajam para construir em conjunto o orçamento.

Quais são os principais destinos e fornecedores utilizados?
Importante entender para onde seus viajantes mais voaram e as principais companhias aéreas e hotéis utilizados. Com isso, sugerimos avaliar internamente se esse perfil se manterá em 2024 para, ao lado da sua agência de viagens, rever os acordos corporativos de sua empresa.

Converse com as áreas que mais viajam para entender os projetos de 2024. Lembre-se: quanto mais precisas as informações, melhor. De acordo com os projetos previstos, já é possível começar a entender se haverá necessidade de adequação do orçamento. Caso tenha previsão de projeto em novos destinos, indicamos conversar com sua agência de viagens para que, em conjunto, possam estudar a oferta hoteleira e a malha aérea.

O número de colaboradores de sua empresa pode impactar diretamente no número de viagens e no budget. É importante entender as previsões de RH para entregar o orçamento ajustado ao novo cenário.

Aplique um percentual de reajuste de acordo com a inflação e leve em consideração previsões de variação cambial. Normalmente, o mercado de hotelaria e locadoras de veículos começa a sinalizar em outubro a sua previsão de tarifas para 2024. Até lá, é muito importante já ter mapeado os principais fornecedores para entender o quanto o reajuste de tarifas vai impactar no seu orçamento de viagens.

Aproveite esse momento para rever sua política de viagens. Em um cenário tão dinâmico como o atual, não vale a pena correr o risco de ter sua política defasada.

Tenha em vista o cenário do setor de viagens no Brasil e no Exterior, que deverá ser similar ao deste ano. Isso significa tarifas altas e grande demanda por passagens aéreas, hotéis e aluguel de veículos. Lembre-se que grande parte do mercado de viagens trabalha com tarifa flutuante (quanto maior a demanda, maior a tarifa). Portanto, antecedência segue sendo a chave para economizar. E, com o planejamento do orçamento também adiantado, fica mais fácil fazer essa programação.

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