Como facilitar a locação de veículos em viagens corporativas

A locação de veículos em viagens corporativas é uma constante na rotina de muitas empresas.

Mesmo assim, este tema não está no rol dos assuntos mais discutidos pelos setores responsáveis.

Este texto, portanto, tem como objetivo levantar possíveis problemas que podem ser evitados com ações preventivas de fácil implementação.

Em primeiro lugar, lembro que todas as regras relacionadas a viagens corporativas devem estar presentes na Política de Viagens de sua empresa. Isso inclui, naturalmente, as normas que definem o que pode ou não ser feito no quesito aluguel de veículos.

O ato de alugar um veículo no corporativo é simples: a empresa reserva e paga o carro. O condutor (funcionário), no momento de pegar as chaves, apresenta um cartão de crédito no próprio nome como garantia e conclui a operação. Em geral, é necessário um limite de no mínimo R$ 2,5 mil para bloqueio.

Neste parágrafo, existem dois problemas que podem ser descritos em uma palavra: constrangimento. São eles:

• O funcionário não tem a obrigação de ter um cartão de credito;
• Mesmo que tenha, pode acontecer de ele não ter limite suficiente para o bloqueio.

Para evitar situações como essa, é comum no mercado o que chamamos de contrato tripartite. Um acordo entre a empresa, a locadora de veículos e a agência de viagens. Esta solução resolve o problema descrito acima e ajuda a economizar. Veja como:

• Com o contrato tripartite, a agência, no caso a Flytour, garante a retirada do veículo pelo funcionário da sua empresa. Ele não precisa, pois, apresentar o próprio cartão de crédito;
• Se houver qualquer avaria, apropriação indébita, multa ou outro sinistro, a fatura chega direto na empresa contratante, no caso a sua. (Lembro a importância de prever o que fazer em casos como este na Política de Viagens);
• Como é um contrato prévio, é possível negociar as tarifas e diminuir o custo, dependendo da demanda da sua empresa por este serviço.

Simples assim. Procure saber sobre o contrato tripartite, evite constranger os funcionários e explore outros meios para diminuir os custos com suas viagens corporativas.