3 fontes de gastos em viagens corporativas

Nos últimos meses, tenho compartilhado com vocês textos sobre os mais diferentes assuntos referentes à gestão de viagens corporativas. Todos eles trazem em comum alertas sobre a necessidade de se evitar algumas práticas negativas que passam despercebidas na rotina das empresas.

Em geral, elas podem se transformar em uma fonte surpreendente de economia e eficiência. Para isso, os primeiros passos são: identificar e mudar. Sem dúvida, uma boa notícia para aqueles gestores que buscam formas de melhorar significativamente os resultados de seus setores e da própria empresa.

Neste texto, vamos rever algumas destas práticas ligadas a Políticas de Viagem. Com exemplos reais vamos indicar como transformá-las em gatilhos para melhorar a gestão de viagens corporativas do seu negócio.

Exceções

às regras da Política de Viagem devem ser realmente esporádicas e só feitas em último caso.

Exemplo 1:
• Cenário: em algumas empresas, os departamentos definem no início do ano o budget que pode ser utilizado em viagens corporativas. Essas mesmas empresas indicam, em suas Políticas de Viagens, que se o budget for ultrapassado, a compra de novos bilhetes deve ser suspensa.
• O que acontece: as empresas, em geral, abrem seguidas exceções e não cumprem a regra estabelecida na Política de Viagem.
• Consequência: se a própria empresa não respeita a sua Política, os colaboradores tendem a fazer o mesmo. O planejamento anual, então, não reflete as verdadeiras necessidades e o custo aumenta.
• Solução: elaborar uma política de viagens que reflita a realidade da empresa. A partir disso, cumprir as normas estabelecidas.

Exemplo 2:
• Cenário: algumas Políticas de Viagem indicam que cancelamentos de voos devem ser feitos com antecedência para que não haja a multa de no-show.
• O que acontece: os viajantes com frequência não fazem o aviso com a antecedência necessária.
• Consequência: as multas de no-show acarretam custos mais altos do que a reemissão ou até a perda do bilhete. Portanto, o não cumprimento da Política gera custos desnecessários para a empresa.
• Solução: cumprir as regras da Política de Viagem, que devem ser de conhecimento de todos os colaboradores, e incentivar mudanças positivas de comportamento com programas e comunicação.

A automatização

impacta diretamente no cumprimento das regras da Política de Viagem

Exemplo
• Cenário: a empresa X define em sua Política de Viagem uma aprovação em dois níveis. Se os pedidos cumprirem a Política, eles são encaminhados diretamente para a aprovação do centro de custo responsável. Caso contrário, precisam ser aprovados também pela diretoria. Diante da dificuldade de corrigir desvios da Política, essa mesma empresa deseja criar regras para cada tipo de exceção, ou seja, oficializá-las.
• O que acontece: o alto número de regras e de possibilidades aumenta a dificuldade da operação.
• Consequências: os fluxos de aprovação passam a ser manuais, o que demanda mais tempo de colaboradores, dificulta o controle, aumenta as chances de erro e cria custos desnecessários.
• Solução: as Políticas de Viagem devem ter regras clara, objetivas e abrangentes. Por isso, leve em consideração criar no máximo três regras para cada tipo de serviço. Um exemplo para a compra de passagens aéreas nacionais:
• Regra 1: devem ser solicitadas com no mínimo 7 dias de antecedência.
• Regra 2: a opção escolhida deve ser a mais econômica disponível.

O engajamento e o exemplo

dos líderes impacta diretamente no comportamento dos colaboradores e nos resultados do setor de viagens corporativas de uma empresa

Exemplo
• Cenário: sem tempo, o gestor de centro de custo ou diretor da área aprova todas as solicitações que recebe, sem analisar se elas respeitam a Política de Viagem. Em outros casos, compartilha a senha do sistema com a secretária, por exemplo, para que ela aprove em seu lugar.
• O que acontece: muitas vezes o solicitante poderia ter escolhido uma opção mais econômica sem prejudicar a sua agenda. Mas ele sabe que ninguém vai checar as informações e por isso não se preocupa em cumprir a Política.
• Consequências: o não cumprimento da Política de Viagem aumenta significativamente os custos da empresa e, de certa forma, desvaloriza a própria política diante dos funcionários.
• Solução: engajar os gestores do centro de custo e fazê-los entender a importância da análise pré aprovação.

A verdade: não existem milagres. A Política de Viagem representa um esforço coletivo das empresas para controlar custos e aumentar a produtividade na gestão de viagens corporativas. Ter o documento e não praticar as regras ou ter muitas regras e não consolidar um documento oficial são grandes obstáculos para quem deseja melhorar resultados.

Uma pergunta final: você já pensou em premiar aqueles que seguem rigidamente a Política de Viagem da sua empresa?