3 exemplos de relatórios para ajudar na gestão de viagens

No último texto, exploramos a importância dos relatórios para alcançar os melhores resultados na área de viagens corporativas de sua empresa.

Discutimos a importância de incentivar os funcionários a participar, contribuindo com máximo possível de informação sobre viagens; além do impacto em custo e tempo de se ter um sistema de gestão personalizável, visual e prático.

Seguindo no mesmo tema, falaremos com mais detalhes de três possibilidades de relatórios que podem ajudar e muito a planejar, ajustar e melhorar os procedimentos da sua empresa.

1) Relatório de bilhetes não utilizados

É comum que passageiros solicitem, comprem bilhetes e, por algum motivo, não viajem. Muitas vezes, o viajante esquece de avisar o fato ao gestor ou a informação se perde em papéis ou e-mails. Enquanto isso, estes bilhetes não utilizados (recursos financeiros) ficam, por cerca de um ano, como créditos que podem ser reembolsados ou utilizados para reemissão.

No mercado, muitos não dão a devida atenção a este aspecto e ele, acredite, pode ter um grande impacto financeiro no setor de viagens corporativas e nas contas da empresa.

Por isso, o sistema de gestão que a sua empresa utiliza deve ser capaz de consultar, muito frequentemente e automaticamente, as companhias aéreas em busca de bilhetes não voados. Além disso, deve gerar relatórios consolidando essas informações e até mesmo avisando os passageiros, no momento de novas compras, sobre a opção de utilizar este tipo de recurso.

2) Relatório de desvio de política

Treinar, incentivar e controlar são três verbos que se complementam quando está em jogo alcançar os melhores resultados na gestão de viagens corporativas. Elaborar uma Política de Viagens que reflita a realidade da sua empresa, fazer com que as regras sejam claras e estejam sempre à disposição dos viajantes, e, finalmente, controlar os procedimentos são ações imprescindíveis.

A última etapa, o controle, pode contar com a ajuda providencial do sistema de gestão. Nele, são gerados relatórios que indicam os profissionais e centros de custos que mais solicitam viagens fora dos parâmetros estabelecidos pela Política de Viagens, além das justificativas para tal. Com essas informações em mãos, ou a Política não está de acordo com a realidade da empresa, ou será preciso planejar treinamentos de reciclagem.

3) Relatório de economia perdida

Este é, sem dúvida, um dos relatórios mais interessantes e valiosos que podem ser gerados. Sempre que um bilhete é comprado, seja diretamente pelo viajante ou pelo gestor, o sistema grava o valor escolhido e também o menor valor disponível na ocasião.

O relatório apresenta então os dois valores, a justificativa e, mais importante, o quanto se perde financeiramente com estes procedimentos.

Se, como acontece com a maioria das empresas, a sua Política de Viagem determinar que o valor menor deve ser sempre escolhido, mais uma vez será preciso ajustar a Política de Viagens ou propor, com urgência, algum tipo de incentivo ou treinamento aos viajantes.

Esses são apenas três exemplos de relatórios muito úteis para alcançar a eficiência total na área de viagens corporativas de sua empresa. Se você já utiliza um sistema assim, procure saber sobre outras funcionalidades. Caso contrário, experimente, você não irá se arrepender.

Até a próxima!